Satış takip programı: kapılı aşamalar, gerçekçi öngörü

Satış takip programı neyi takip etmeli?#

Satış takip programı üç soruyu yanıtlamalıdır: hatta ne var, ne tıkandı ve dönem nasıl kapanacak. Bunun için yalnız fırsatın tutarını değil, hangi aşamada kaç gündür beklediğini ve sıradaki adımın tarihini de izlemek gerekir.

Solk'ta her fırsat bir firmaya bağlıdır ve şu bilgileri taşır:

• Aşama ve aşamada geçen gün: her aşamanın firmanızca belirlenen bir gün hedefi (SLA) vardır.
• Değer: ürün, aylık miktar ve birim fiyat girildiyse yıllık değer kendiliğinden hesaplanır (miktar × fiyat × 12).
• Olasılık ve öngörü kategorisi: aşamadan gelir, gerektiğinde fırsat bazında değiştirilir.
• Sıradaki adım ve beklenen kapanış: tarihi geçen adım ya da kapanış tarihi kırmızıyla işaretlenir.
• Sağlık puanı: süre aşımı, hareketsizlik, ertelenen kapanış ve eksik şartlar puanı düşürür; yakın tarihli aktivite yükseltir.

Pipeline sayfasında bu bilgiler sinyale dönüşür. Aşama süresi dolan, sonraki adımı olmayan ya da geciken, kapanış tarihi geçen ya da kapanışı üç ve daha fazla kez ertelenen fırsatın yanında kırmızı bir işaret çıkar; liste varsayılan olarak en riskli fırsatla açılır. Yönetici böylece toplantıda fırsatları tek tek sormak yerine doğrudan dikkat isteyenlere geçer.

Fırsat çoğu zaman bir ziyaretten doğar: satışçı görüşmeyi kaydederken fırsatı açar ya da ilerletir. Ziyaretin sahadan nasıl girildiğini saha satış programı sayfasında anlattık.

Fırsat aşamaları neden kapılı olmalı?#

Kapılı aşama, fırsatın ancak o aşamanın şartı sağlandığında bir sonrakine geçmesi demektir. Böylece hattaki her aşama herkes için aynı anlamı taşır: kapanış beklentisindeki bir fırsatın gerçekten bir teklif fiyatı vardır, çözüm sunumundaki bir fırsatta yüz yüze görüşme gerçekten yapılmıştır.

Kapısız bir hatta satışçılar fırsatı iyimser biçimde ileri taşır; öngörü şişer, yönetici dönem sonunda sürprizle karşılaşır. Solk'un teknik satış kalıbında varsayılan kapılar şöyledir:

Kapılar firmanıza göre düzenlenir. Her şartı "engeller" (sağlanmadan geçilmez) ya da yalnız "uyarır" (geçilir, eksik hatırlatılır) olarak kurabilir; karar verici bağlı, kapanış tarihi güncel ya da sıradaki adım planlı gibi şartlar ekleyebilirsiniz. Geri gitmek ve fırsatı kaybedildi olarak kapatmak her zaman serbesttir.

Numune ve denemenin satışı belirlediği kimya, boya ve ambalaj gibi işlerde "deneme sonucu olumlu" kapısı öngörüyü gerçekçi tutan asıl şarttır; sektöre özel ayrıntılar kimya sektörü CRM sayfasında.

Kanban panoda kartı sürüklediğinizde de kapılar geçerlidir ve eksik şart açıkça yazılır. Kapanmış bir fırsat yeniden açılmaz; müşteri yeniden ilgilenirse fırsat yeni bir kayıtla canlandırılır. Aşamaların ve huni metriklerinin genel mantığını satış hunisi rehberinde bulabilirsiniz.

Hangi raporlar hazır gelir?#

Solk'ta satış raporları kurulumla birlikte hazır gelir; panolar ve rapor oluşturucu her pakettedir. Dashboard'a girdiğinizde ilk açılan Satış hattı panosu ve hazır satış analizi panoları şu soruları yanıtlar:

Her sayıya tıkladığınızda o sayının fırsat listesi açılır; listedeki kayıt sayısı grafikteki sayıyla aynıdır. Fırsat panosunda ayrıca satış hızı, başarı oranı ve aday kaynağına göre sonuçlar yer alır.

Hazır raporlar yetmezse rapor oluşturucuda kendi raporunuzu kurarsınız ya da "bu çeyrek satışçıya göre kazanılan tutar" gibi düz bir cümleyle istersiniz. Pipeline sayfası ise dönem başından bugüne ne değiştiğini gösterir: yeni, artan, azalan, döneme giren, kazanılan ve kaybedilen fırsatlar tek bir şelalede.

Kayıp nedenleri ve satış hızı nasıl izlenir?#

Kaybedilen fırsat, doğru kaydedildiğinde en öğretici veridir: Solk'ta bir fırsatı kaybedildi ya da iptal olarak kapatırken kayıp nedeni seçilir. Nedenler raporlarda gruplanır ve her gruptan ilgili fırsatlara inilir.

Kazanma ve kayıp analizi panosu kazanma oranını, ortalama kapanış süresini ve kaybedilen tutarı gösterir. Kazanma oranını kaynağa, fırsat büyüklüğüne ve ürüne göre ayırır; fırsatın hangi aşamada kaybedildiğini ve hangi rakibe gittiğini listeler. Fiyat yüzünden pazarlıkta mı, deneme sonucu yüzünden çözüm sunumunda mı kaybettiğinizi böyle görürsünüz.

Satış hızı ise hattın ne kadar hızla gelire dönüştüğünü gösterir. Fırsat panosunda satış hızı, başarı oranı, ortalama kazanma süresi ve 12 aylık açık hat grafiği birlikte durur; genel formülü ve nasıl yorumlanacağı satış hunisi rehberinde.

Satış öngörüsü nasıl çalışır?#

Solk'ta satış öngörüsü, fırsatların öngörü kategorisinden ve satışçıların haftalık tahmininden oluşur; son sözü yönetici söyler. Öngörü Profesyonel ve üzeri paketlerdedir.

1. Hedef ve kota — Yönetici dönemin hedefini ve satışçı kotalarını aylık olarak girer.
2. Kategori — Her fırsat aşamasına göre Commit, Best Case ya da Pipeline kategorisine düşer; gerekirse fırsat bazında değiştirilir.
3. Haftalık tahmin — Satışçı her hafta cari ve sonraki ay için commit ve best case tahminini kısa bir notla gönderir.
4. Yönetici düzeltmesi — Yönetici tahmini düzeltir; kota açığı, commit ve kapsama tek tabloda görünür.
5. Dönem sonu — Geçmiş bir döneme döndüğünüzde gerçekleşenin, dönem başındaki tahmine göre isabeti görünür.

Öngörü ay, çeyrek ya da yıl için açılır ve tüm tutarlar ana dövize çevrilmiş olarak toplanır. Satışçılar sekmesinde her satışçının kotası, kazandığı, commit tahmini, açık fırsatları ve son haftalık tahmini yan yana durur; satışçı ise yalnız kendi öngörüsünü görür. Pazartesi satış toplantısı böylece aynı ekrandan yürür: kim tahminini gönderdi, hangi fırsat döneme girdi ya da dönemden çıktı, hedefe ne kadar kaldı. Haftalık satış toplantısının nasıl kurgulanacağına dair öneriler saha satış yönetimi rehberinde.

Aksiyonlar ve hatırlatmalar nasıl çalışır?#

Solk'ta her ziyaret ve her fırsat adımı tarihli bir aksiyonla biter; tarihsiz iş kapanmaz. Aksiyon tamamlanınca onu kapatan kayda (ziyaret, deneme, teklif) bağlanır, böylece fırsatın geçmişi bir zincir olarak okunur.

Satışçı güne Bugün ekranıyla başlar: geciken işler, bugün termini gelenler ve toplantılar tek listededir. Termini geçen işler için her sabah özet e-posta gider; yönetici aynı listede ekibin geciken işlerini de görür.

Hatırlatmaları iş akışlarıyla otomatikleştirebilirsiniz: belirli bir süre hareketsiz kalan ya da aşama süresini aşan fırsat için sorumluya görev ve bildirim, kazanılan fırsat için ekibe duyuru gibi. Hazır şablonlardan başlarsınız ve her çalıştırma geçmişte kayıtlı kalır.

Hattınızı yapay zekâya da özetletebilirsiniz: Sor kutusuna "duraksayan fırsatlarım neler?" ya da "bu haftanın özeti" gibi sorular yazarsınız, yanıt yalnız sizin görebildiğiniz kayıtlardan gelir. Modeller ve veri gizliliği için yapay zekâ CRM sayfasına bakın.

Döviz ve birimle raporlama nasıl yapılır?#

Solk'ta her fırsat ve teklif kendi dövizini, her ürün kendi birimini taşır; panolar ve öngörü ise ana dövize çevrilmiş toplamla çalışır. Kurlar TCMB'den her gün gelir (22 döviz) ve firma alış ya da satış kurunu seçer.

Böylece € ile fiyatlanan bir hammadde fırsatı, $ ile verilen bir teklif ve TL ile açılan bir fırsat aynı hunide toplanır. Birim olarak kg, lt, adet, m³ ya da kendi biriminizi kullanırsınız; fırsat değeri aylık miktar ve birim fiyattan hesaplanır.

Bilmeniz gereken bir ayrıntı: ana dövize çevrim, kaydın tarihindeki değil güncel kurla yapılır. Kurun hızlı değiştiği dönemlerde geçmiş bir dönemin ana dövizdeki toplamı, rapora baktığınız güne göre biraz farklı görünebilir; kayıttaki asıl döviz ve tutar değişmez.

Satış takip programının Excel'den farkı ne?#

Excel bir fırsat listesini tutar ama fırsatın nasıl ilerlediğini denetlemez. Aşama sütununu herkes istediği gibi değiştirir, sonraki adım bir hücrede kalır, haftalık tahmin e-postayla toplanıp elle birleştirilir.

Excel'deki fırsat listeniz sütun eşlenerek içe aktarılır; içe aktarılan fırsatlar geçmiş veri sayıldığı için kapılara takılmaz. Teklif tarafı için teklif hazırlama programı, firma kartı ve cari için müşteri takip programı sayfalarına bakın.

Kapılı aşamalar, aksiyonlar ve panolar her pakette vardır; satış öngörüsü Profesyonel ve üzerindedir. Fiyatları fiyatlar sayfasında karşılaştırabilir, 14 gün boyunca İleri paketinin tamamını kart girmeden deneyebilirsiniz.