Müşteri takip programı: her firmanın tüm geçmişi tek kartta

Müşteri takip programı nedir, Excel'den farkı ne?#

Müşteri takip programı, her müşteriyle ilgili bilgiyi tek bir firma kaydında toplar ve ekibin aynı kaydı birlikte güncellemesini sağlar. Excel'de müşteri bir satırdır; görüşmeler, e-postalar ve teklifler başka dosyalarda kalır ve satır ancak elle güncellendiği kadar doğrudur.

Solk'ta firma kartı kendiliğinden güncellenir. Satışçı ziyaret girdiğinde, e-posta geldiğinde, teklif ya da sipariş açıldığında kayıt firmanın zaman tüneline düşer; son ve sonraki temas tarihleri kendiliğinden hesaplanır. Her kaydın değişmez bir numarası vardır ve firma, kişi, fırsat, teklif, sipariş, sözleşme ve destek talebi aynı zincirde bağlıdır.

En önemli fark sahipliktir: bilgi satışçının telefonunda ya da kişisel dosyasında değil, firmanın kaydında durur. Bir satışçı ayrıldığında ya da müşteri başka birine devredildiğinde geçmiş eksiksiz devralınır.

Firma kartında neler görünür?#

Firma kartı, bir müşteri hakkında bilinen her şeyin tek sayfasıdır. Kartta şunlar yer alır:

• Durum ve sorumlu: aday ya da aktif müşteri; fırsat kazanıldığında firma kendiliğinden aktif müşteri olur.
• Kişiler: unvan, departman, telefon ve e-postayla; ana kişi işaretli.
• Zaman tüneli: ziyaretler, denemeler, teklifler, siparişler, notlar ve destek talepleri tarih sırasıyla.
• Fırsatlar ve açık aksiyonlar: hangi projeler sürüyor, sıradaki iş ne, kimde.
• E-posta yazışmaları: firmaya ve ilgili projeye bağlanmış olarak.
• Etkileşim şeridi: bağlantı gücü, son ve sonraki etkileşim, ekipte en güçlü bağı olan kişi.
• Ziyaret periyodu: firmaya ne sıklıkla gidileceği firma bazında ayarlanır; ziyaret vadesi geçen firma işaretlenir ve yöneticinin önüne çıkar.
• Cari bilgiler: ERP bağlıysa bakiye, vadesi geçen tutar, kredi limiti ve faturalar.
• Özel alanlar: segment, bayi mi, rakip gibi kendi alanlarınız.

Bağlantı gücü son bir yıldaki e-posta, toplantı, ziyaret ve denemelerden hesaplanır; yüz yüze ziyaret en ağır sayılır, eski temaslar zamanla etkisini yitirir. Sonuç çok zayıftan çok güçlüye beş seviyede gösterilir ve elle değiştirilmez. Böylece "bu müşteriyle bağımız zayıflıyor" sinyali tahmine değil temas geçmişine dayanır.

Firmanın anlaşmalı fiyatları da kartta durur: bir fırsat kazanıldığında kabul edilen teklifin kalemleri firmaya anlaşmalı fiyat olarak yazılır. Böylece müşteriye özel fiyat ayrı bir Excel dosyasında aranmaz; teklif tarafının ayrıntıları teklif hazırlama programı sayfasında.

Firmalar silinmez, pasife alınır: listelerden ve hatırlatmalardan çıkar, geçmişi korunur. Firma logosu web sitesinden kendiliğinden gelir. Firmalar tablosunda sütun seçip süzebilir, kanbana çevirebilir ve görünümü kaydedebilirsiniz; yönetici kayıtlı görünümü ekiple paylaşır.

Kişiler ve firma ilişkileri nasıl tutulur?#

Solk'ta her kişi bir firmaya aittir ve firmanın bir ana kişisi olur; mobil uygulamadaki arama ve WhatsApp düğmeleri bu kişiyi gösterir. Firmadan ayrılan kişi silinmez, "ayrıldı" olarak işaretlenir ve geçmiş görüşmelerde adı kalır.

Standart alanlara sığmayan bağlar ilişkiyle kurulur ve iki kartta da görünür:

• Ana firma ↔ şubeler: şubenin kartında ana firma, ana firmanın kartında şubeler.
• Kişinin diğer firmaları: birden çok firmayla çalışan bir danışman ya da satın almacı.
• Fırsattaki ortak ya da bayi: bir projede yer alan üçüncü firma.

Yönetici "tedarikçisi ↔ müşterileri" gibi kendi ilişki türlerini de ekleyebilir. İlişkiler tablo görünümünde sütun olur; örneğin bir ana firmanın tüm şubelerini tek listede süzebilirsiniz. Şube ve bayi ağıyla çalışan toptancılar için örnekler distribütör CRM sayfasında.

Kayıtları bir amaç için gruplamak isterseniz listeler kullanılır: "4. çeyrek hedef firmaları" ya da "Fuar sonrası aranacaklar" gibi, kendi aşamaları ve alanlarıyla. Bir firmayı listeye eklemek kaydın kendisini değiştirmez.

E-posta ve takvim nasıl bağlanır?#

Kullanıcı Gmail ya da Microsoft 365 hesabını bağladığında müşteri yazışmaları kendiliğinden ilgili firmaya ve projeye düşer. Karşı tarafın adresi bir kişiyle eşleşirse o kişinin firmasına, eşleşmezse alan adından bulunan firmaya bağlanır; bülten ve otomatik bildirimler alınmaz. Yazışmalar teklif, sipariş ve sevkiyat, destek ya da fatura gibi kategorilere kendiliğinden ayrılır.

Paylaşımı posta kutusunun sahibi seçer: ekip ya iletinin içeriğini görür ya da yalnız konu ve kişileri. CRM'den yazdığınız e-posta kendi adresinizden gider ve yazışmaya bağlanır. Profesyonel ve üzeri paketlerde e-posta dizileri ve toplu gönderim de vardır.

Takvim için iPhone ve Mac takvimine standart CalDAV hesabı iki yönlü eşitlenir: ziyaret ve aksiyonlar telefonda, telefona eklediğiniz toplantı CRM'de görünür. Google ya da Microsoft hesabı bağlandığında toplantı davetleri katılımcıları ve firmalarıyla gelir.

Sözleşme, yenileme ve destek talepleri nasıl izlenir?#

Satış kazanıldıktan sonra da müşteri aynı kartta izlenir: sözleşmeler, yenilemeler ve destek talepleri firmaya bağlıdır. Bu modüller Profesyonel ve üzeri paketlerdedir.

• Sözleşmeler: fırsat kazanıldığında taslak sözleşme açılır; bitiş yaklaştığında iş akışıyla yenileme görevi açılabilir. Sözleşme panosu yakında bitecek ve imza bekleyen sözleşmeleri gösterir.
• Destek talepleri: öncelik, SLA saatleri ve görevliyle izlenir; lot numarası talepte tutulur, böylece şikâyetin hangi partiden geldiği bilinir. SLA'sı dolmak üzere olan talep öne çıkar.

Sözleşme ya da destek modülünü sonradan açtığınızda geçmiş kayıtlar hazır bekler; ayrı bir sistem kurmanız ya da müşteri listesini yeniden girmeniz gerekmez. Paketinizde olmayan modüller menülerde görünmez ve paketi yükselttiğiniz anda açılır.

Cari bilgiler ERP'den nasıl gelir?#

ERP ya da muhasebe programınız Solk'a bağlıysa firma kartında cari bakiye, vadesi geçen tutar, kredi limiti ve faturalar görünür. Satışçı ziyarete çıkmadan riski görür, "bakiye ne durumda?" sorusunu muhasebeyi aramadan yanıtlar.

Kural basittir: finans ve stok ERP'de, satış Solk'ta yaşar. Faturalar ERP'de kesilir ve muhasebe kaydı Solk'ta açılmaz; destekleyen programlarda sipariş Solk'tan ERP'ye gönderilir. Paraşüt, BizimHesap, SAP Business One, Business Central ve Odoo genel kullanımda; Logo, Netsis, Mikro, DİA, ETA, Zirve ve diğer Türk ERP bağlantıları beta. En sık sorulan iki bağlantının ayrıntıları kendi sayfalarında: Paraşüt CRM entegrasyonu ve Logo CRM entegrasyonu.

Bağlantıyı firmanızın yöneticisi Solk Ayarlar'ında kendisi kurar; ERP kimlik bilgisi hiçbir zaman e-postayla istenmez. Programların tam listesi ve beta durumları entegrasyonlar sayfasında, plasiyerin sahada bu bilgiyi nasıl kullandığı ise saha satış programı sayfasında.

Müşteri listenizi nasıl aktarır, mükerrerleri nasıl birleştirirsiniz?#

Excel ya da CSV'deki firma, kişi ve fırsat listeleri sütun eşlenerek ve önizlemeyle içe aktarılır. Aktarma dört adımda ilerler:

1. Dosyayı yükleyin — firmalar, kişiler ya da fırsatlar için .xlsx ya da .csv; ilk satır başlık olmalı.
2. Sütunları eşleyin — Türkçe ve İngilizce başlıklar tanınır; almak istemediğiniz sütunu dışarıda bırakın.
3. Önizleyin — hiçbir şey yazılmadan kaç yeni kayıt, kaç güncelleme ve hangi satırda ne hata olduğu görünür.
4. Aktarın — hatalı satır diğerlerini durdurmaz; gerekirse aktarmayı tek tıkla geri alırsınız.

Var olan firmaları güncellerken yalnız boş alanları doldurmayı seçebilirsiniz; firma adı eşleşmesi Türkçe karakter ve "A.Ş. / Ltd. Şti." eklerinden etkilenmez. Salesforce'tan geliyorsanız verinizi dosyayla ya da doğrudan bağlantıyla taşıyabilirsiniz; iki ürünün farkını Salesforce alternatifi sayfasında karşılaştırdık.

Aynı firma ya da kişi iki kez açılmışsa mükerrerler önerilir; 2–5 kaydı alan alan karşılaştırıp hangi değerin kalacağını seçersiniz. Bağlı ziyaret, teklif, sipariş ve e-postaların hepsi tutulan kayda taşınır. Birleştirme geri alınamaz, bu yüzden öncesinde veritabanı yedeği alınır; firma birleştirmeyi yalnız yöneticiler yapar.

Kim hangi müşteriyi görür?#

Solk'ta iki rol vardır: yönetici tüm kayıtları ve ayarları görür, satışçı ise kendi kayıtlarını ve görünürlük kuralının izin verdiklerini. Yönetici kayıt görünürlüğünü iki düzenden biriyle kurar:

Modüller kullanıcı bazında ayrıca kısıtlanabilir. Silme, engellenen düzenleme ve ayar değişiklikleri denetim izinde kimin yaptığıyla tutulur; iki adımlı doğrulama tüm ekip için zorunlu kılınabilir, giriş IP izinleriyle ofis ağına sınırlanabilir. Bu kurallar mobil uygulamada, REST API'de ve Claude bağlantısında da aynen geçerlidir.

Solk'un genel yapısı için CRM programı, fırsatlar ve öngörü için satış takip programı sayfalarına bakabilirsiniz. Fiyatlar kullanıcı başına aylık 23 €'dan başlar (yıllık ödemede, KDV hariç) ve 14 gün boyunca kart girmeden deneyebilirsiniz; ayrıntılar fiyatlar sayfasında.