CRM nasıl seçilir? 12 soruluk kontrol listesi ve deneme planı

CRM seçimine nereden başlamalısınız?#

CRM seçimine yazılım listesiyle değil, kendi satış sürecinizi kâğıda dökerek başlamalısınız. Hangi CRM'in "iyi" olduğu sorusunun genel bir yanıtı yoktur; sizin ekibinizin günlük işini kolaylaştıran CRM doğru olandır.

Aday aramaya başlamadan önce üç soruyu yanıtlayın ve yanıtları seçimde yer alacak herkesle paylaşın:

1. Bir müşteriyi nasıl kazanıyoruz? İlk temas, ziyaret, numune ya da deneme, teklif, pazarlık, sipariş — sizin sıranız ne, hangi adımda en çok zaman kaybediliyor?
2. Kim kullanacak? Satışçılar, satış müdürü, teknik ekip, muhasebe; her birinin CRM'den beklediği tek şey ne?
3. Hangi sorunu çözüyoruz? "Takip unutuluyor", "teklifler dağınık", "ay sonunu tahmin edemiyoruz" gibi en fazla üç sorun yazın.

Bu yanıtlar, aşağıdaki kontrol listesinde hangi soruların sizin için ağır bastığını belirler. Seçimde satışçılardan en az birini baştan sürece katın: CRM'i en çok onlar kullanacak, başarısını da onların alışkanlığı belirleyecek. CRM kavramlarına yabancıysanız önce CRM nedir rehberine göz atın.

CRM seçerken hangi 12 soruyu sormalısınız?#

Bir CRM'i değerlendirmek için şu 12 soruyu her aday için aynı sırayla sorun ve yanıtları bir tabloda yan yana yazın. "Var" demek yetmez; her yanıtı denemede ya da ürün belgesinde gördüğünüz şeyle doğrulayın.

• Süreç: Satış aşamalarımızı kendimiz tanımlayabiliyor muyuz; bir aşamaya geçmek için şart koyabiliyor muyuz?
• Veri girişi: Bir satışçı ziyareti ya da görüşmeyi telefondan bir dakikadan kısa sürede girebiliyor mu?
• Sonraki adım: Her görüşmenin tarihli bir sonraki adımla bitmesi sağlanabiliyor mu; geciken işler görünüyor mu?
• Mobil: iPhone ve Android uygulaması var mı; web ile aynı kayıtlar ve kurallar mı geçerli?
• Teklif: Çok kalemli teklif, müşteriye özel fiyat, iskonto onayı ve PDF teklif hazırlanabiliyor mu?
• Döviz ve birim: Euro, dolar ve TL ile çalışılabiliyor mu; kur kendiliğinden geliyor mu; kg, lt, adet gibi birimler tanımlanabiliyor mu?
• ERP: Kullandığımız ERP ya da muhasebe programıyla bağlantı var mı; hangi bilgiler okunuyor, sipariş gönderilebiliyor mu?
• Raporlar: Satış hunisi, kayıp nedenleri ve satış öngörüsü ek iş yapmadan görülebiliyor mu?
• Türkçe: Arayüz, belgeler ve destek Türkçe mi?
• Veri taşıma: Excel'deki ya da eski CRM'deki verimizi önizleyerek aktarabiliyor muyuz; ayrılırsak verimizi dışa alabiliyor muyuz?
• Güvenlik: Kayıt görünürlüğü, iki adımlı doğrulama, denetim izi ve yedekleme nasıl çalışıyor?
• Toplam maliyet: Kullanıcı, paket, kurulum, eğitim ve ek modüllerle birlikte yıllık toplam ne tutuyor?

Her soruya ekibinizin önceliğine göre 1–3 arası bir ağırlık verin ve adayları 0–2 arasında puanlayın; ağırlıkla puanı çarpıp toplayın. Bu basit puanlama, kararın "en çok özellik" yerine "sürecimize en uygun ürün" üzerinden verilmesini sağlar. Raporlar sorusunda neye bakacağınızı bilmiyorsanız satış hunisi rehberindeki metriklerle başlayın.

Kullanıcı başı ve firma başı CRM fiyatı nasıl karşılaştırılır?#

CRM fiyatlarını karşılaştırmanın doğru yolu, her adayın yıllık toplam maliyetini sizin kullanıcı sayınız ve aynı ödeme koşuluyla hesaplamaktır. Sitelerdeki rakamlar farklı fiyat modelleri, para birimleri ve ödeme dönemleriyle yazıldığı için doğrudan yan yana konamaz.

Karşılaştırmada ayrıca şunlara bakın: fiyatın hangi para biriminde yazıldığı, KDV'nin dahil olup olmadığı, yıllık ve aylık ödeme arasındaki fark, yapay zekâ gibi kullanıma bağlı ek ücretler ve kurulum, veri taşıma ya da eğitim ücretleri. Döviz cinsinden fiyatlarda bütçeyi kur değişimine göre de düşünün.

Yıllık toplam maliyet nasıl hesaplanır?#

Yıllık toplam maliyeti tek bir formülle hesaplayıp tüm adaylara aynı biçimde uygulayın:

Yıllık toplam maliyet = (kullanıcı sayısı × kullanıcı başı aylık ücret × 12) + kurulum + veri taşıma + eğitim + ek modül ve entegrasyon ücretleri

Örnek hesap (rakamlar örnektir, gerçek bir ürünün fiyatı değildir): 8 kişilik bir satış ekibi düşünün. A adayı kullanıcı başına aylık 30 €, B adayı 10 kullanıcıya kadar firma başına aylık 200 € istiyor. A'nın yıllık maliyeti 8 × 30 × 12 = 2.880 €, B'ninki 200 × 12 = 2.400 € olur. B daha ucuz görünür; ancak B 1.000 € kurulum ücreti alıyorsa ilk yıl toplamı 3.400 €'ya çıkar ve sıralama değişir. Ekip 11 kişiye çıktığında B'de bir üst pakete geçmek gerekeceğini de hesaba katın.

Yıllık mı, aylık ödeme mi seçmelisiniz?#

Yıllık ödeme genellikle daha ucuzdur, aylık ödeme ise esneklik sağlar. Ekip büyüklüğünden ya da CRM'in tutacağından emin değilseniz aylık başlayıp alışkanlık oturduktan sonra yıllığa geçmek makul bir yoldur. Bu durumda geçişte fiyat farkının nasıl hesaplandığını ve kullanıcı azaltmanın ne zaman geçerli olduğunu önceden sorun.

Farklı CRM'lerin fiyat modellerini kaynaklarıyla CRM karşılaştırma sayfasında topladık.

14 günlük deneme süresinde ne yapmalısınız?#

Deneme süresini ürünü gezmek için değil, gerçek bir satış haftasını CRM'de yaşamak için kullanmalısınız. Aşağıdaki plan 14 günlük bir deneme için yazıldı; daha kısa denemelerde adımları sıkıştırın, ama sahada kullanım adımını atlamayın.

1. 1. gün — Kurulum ve aşamalar — Satış aşamalarınızı ve kullanıcıları tanımlayın; deneme ekibi olarak bir yöneticiyle iki satışçıyı seçin.
2. 2–3. gün — Gerçek veri — Müşteri ve ürün listenizin bir bölümünü içe aktarın; kararı örnek veriyle vermeyin.
3. 4–7. gün — Sahada kullanım — İki satışçı tüm ziyaret ve görüşmelerini yalnız CRM'e girsin; her kayıt tarihli bir sonraki adımla bitsin.
4. 5–8. gün — Fırsat ve teklif — Gerçek iki fırsatı aşamalardan geçirin, bir teklif hazırlayın, iskonto onayını deneyin.
5. 8–10. gün — Yönetici görünümü — Haftalık satış toplantısını CRM ekranından yapın; huniyi, gecikmiş işleri ve öngörüyü okuyun.
6. 10–12. gün — Bağlantılar — E-posta, takvim ve ERP bağlantısını deneyin; ERP'den gelen bakiye ve stok bilgisinin doğruluğunu kontrol edin.
7. 13. gün — Güvenlik ve çıkış — Yetkileri, iki adımlı doğrulamayı ve verinin dışa alınmasını deneyin.
8. 14. gün — Karar — Kontrol listesindeki 12 soruyu deneyen satışçılarla birlikte puanlayın.

Denemenin en değerli çıktısı satışçıların yorumudur. "Bunu sahada her gün kullanır mısın?" sorusuna dürüst bir "evet" alamıyorsanız diğer puanların önemi azalır.

Veri taşımayı nasıl planlamalısınız?#

Veri taşıma CRM seçiminin en çok küçümsenen adımıdır; temizlenmeden taşınan veri yeni CRM'i ilk günden kirletir. Taşımaya başlamadan önce neyi, hangi sırayla taşıyacağınıza karar verin.

• Önce temizlik: Aynı firmanın farklı yazımlarını (ör. "Örnek Kimya" ve "Örnek Kimya A.Ş.") birleştirin, boş ve eski kayıtları ayıklayın.
• Öncelik sırası: Önce firmalar ve kişiler, ardından açık fırsatlar ve son teklifler; eski görüşme notları en sona.
• Önizleme ve geri alma: İçe aktarma aracı, yazmadan önce kaç yeni kayıt ve kaç güncelleme olacağını göstermeli; bir hata olursa aktarım geri alınabilmeli.
• Eski CRM'den taşıma: Başka bir CRM kullanıyorsanız notların, dosyaların ve fırsat geçmişinin de taşınıp taşınmadığını sorun.
• Çıkış hakkı: Bir gün CRM'i değiştirirseniz verinizi eksiksiz ve okunabilir biçimde dışa alabilmelisiniz; bunu sözleşmeden önce sorun.

Taşımayı deneme sırasında küçük bir parçayla prova edin: önce birkaç düzine firmayı aktarın, sonucu kontrol edin, sonra tamamına geçin. Böylece sütun eşleme ve yazım hataları tüm veriye yayılmadan yakalanır.

ERP bağlantısında nelere dikkat etmelisiniz?#

ERP bağlantısında asıl soru, satışçının sahada hangi bilgiyi görmesi ve hangi bilginin ERP'ye geri gitmesi gerektiğidir. B2B satışta en çok ihtiyaç duyulanlar cari bakiye, vadesi geçen tutar, kredi limiti, faturalar, ürünler ve stoktur; sipariş de çoğu zaman CRM'den ERP'ye gönderilir.

Adaylara şunları sorun: Bağlantı kullandığınız ERP sürümü için genel kullanımda mı, yoksa beta mı? Şirket içinde, kendi sunucunuzda ya da bir bilgisayarda çalışan bir programa nasıl bağlanılıyor? Fatura nerede kesiliyor? Bağlantıyı kim kuruyor? İyi bir uygulamada ERP kimlik bilgileriniz e-postayla istenmez; bağlantıyı kendi yöneticiniz CRM'in ayarlarından kurar.

Türk ERP'leriyle bağlantı durumunu ve okunan bilgileri entegrasyonlar sayfasında, örneğin Logo Tiger, Go ve j-Platform ayrıntılarını Logo CRM entegrasyonu sayfasında bulabilirsiniz.

Mobil uygulamada neyi denemelisiniz?#

Saha ekibi olan bir firmada CRM'in kaderini mobil uygulama belirler: satışçı ziyareti telefondan kolayca giremiyorsa veri hiç girilmez. Denemede şu durumları gerçekten yaşayın:

• Müşteriden çıkarken ziyareti ve sonraki adımı telefondan girin; süreyi ölçün.
• Bildirimlerin ve geciken işlerin telefonda nasıl göründüğüne bakın.
• Ziyaret ve aksiyonların telefonun takvimine düşüp düşmediğini kontrol edin.
• Konum kullanımını sorun: konum yalnız ziyaret anında mı alınıyor, yoksa gün boyu mu izleniyor? Gün boyu takip, saha ekibinde güven sorununa yol açabilir.
• Sinyalin zayıf olduğu bir yerde kaydın nasıl davrandığını görün.

Saha ekiplerine özgü ölçütleri saha satış yönetimi rehberinde, sahada aranan mobil özellikleri mobil CRM sayfasında ayrıntılı ele aldık.

Güvenlik için hangi soruları sormalısınız?#

CRM'de müşteri listeniz, fiyatlarınız ve teklifleriniz durur; bu yüzden güvenlik soruları fiyat kadar önemlidir. Adaylara şunları sorun ve yanıtları yazılı alın:

• Satışçılar yalnız kendi müşterilerini mi, tüm firmaları mı görüyor; bunu siz ayarlayabiliyor musunuz?
• İki adımlı doğrulama var mı; tüm ekip için zorunlu kılınabiliyor mu?
• Girişler ofis ağıyla (IP adresiyle) sınırlandırılabiliyor mu?
• Kimin neyi sildiği ya da değiştirdiği bir denetim izinde görünüyor mu?
• Yedek alınıyor mu; yedeği kendiniz indirebiliyor musunuz?
• Verileriniz başka müşterilerin verisiyle aynı veritabanında mı, ayrı mı tutuluyor?
• Ayrılan bir çalışanın erişimi nasıl ve ne kadar hızlı kapatılıyor?
• Yapay zekâ özellikleri varsa, yapay zekâ sağlayıcısına hangi veri gönderiliyor?

CRM seçiminde sık yapılan hatalar nelerdir?#

CRM seçiminde en sık yapılan hata, kararı onu kullanacak olanları sürece katmadan vermektir. Diğer yaygın hatalar şunlardır:

• Özellik sayısına göre seçmek. Kullanılmayan özellik yalnız ekranı kalabalıklaştırır ve eğitimi uzatır.
• Kararı demoya göre vermek. Demo satıcının hazırladığı senaryodur; deneme ise sizin gerçek gününüzdür.
• Liste fiyatına bakıp toplam maliyeti hesaplamamak. Kurulum, taşıma, eğitim ve ek modüller ilk yılın maliyetini değiştirir.
• ERP'yi sonraya bırakmak. Satışçı bakiyeyi ve stoku göremezse yine muhasebeyi arar.
• Veriyi temizlemeden taşımak. Mükerrer kayıtlar ilk haftada ekibin CRM'e güvenini sarsar.
• Sahibi olmayan proje. CRM'in şirket içinde bir sorumlusu olmazsa kurulum yarım kalır.

Solk bu kontrol listesine nasıl yanıt veriyor?#

Solk'u değerlendiriyorsanız bu listeyi aynen kullanabilirsiniz; aşağıdaki özet, sorulara Solk'un verdiği yanıtları toplar. Solk, ziyaretin ve numunenin satışı belirlediği 2–50 kişilik B2B saha satış ekipleri için tasarlandı.

• Süreç ve sonraki adım: Aşama kapıları tanımlanabilir; her ziyaret tarihli bir sonraki aksiyonla biter.
• Mobil: iPhone ve Android uygulaması; konum yalnız varışta ve kayıtta alınır, gün boyu takip yapılmaz.
• ERP: Paraşüt, BizimHesap, SAP Business One, Business Central ve Odoo bağlantıları genel kullanımda; Logo, Netsis, Mikro, DİA, ETA ve Zirve gibi bağlantılar beta. Faturalar ERP'de kesilir.
• Taşıma: Excel ve CSV'den önizlemeli içe aktarma; Salesforce'tan dosyayla ya da doğrudan bağlantıyla taşıma.
• Güvenlik: Her firmaya ayrı kurulum ve veritabanı, iki adımlı doğrulama, IP izinleri, denetim izi ve günlük yedek.
• Fiyat: Kullanıcı başına aylık, Euro, KDV hariç; ücretsiz paket yok, İleri paketi 14 gün boyunca kart gerekmeden denenebilir.

Genel bakış için CRM programı sayfasına, paketler ve kullanıcı başı fiyatlar için fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.