Fiyat teklifi nasıl hazırlanır? Adım adım rehber ve örnek

Fiyat teklifi nedir, ne işe yarar?#

Fiyat teklifi, satıcının belirli ürünleri belirli koşullarla ve belirli bir süre için sunduğunu yazılı olarak bildiren belgedir. B2B satışta teklif, sözlü konuşulan fiyatın müşterinin satın alma sürecine girebilen hâlidir: satın alma birimi teklifi karşılaştırır, onaya sunar ve siparişi ona göre verir.

İyi bir teklif üç işi aynı anda yapar: müşterinin sorusunu yanıtlar, satıcının marjını korur ve yanlış anlaşılmaya yer bırakmaz. Kötü bir teklif ise kazanılsa bile sorun çıkarır. Birimi belirsiz olduğu için yanlış sevkiyat, kur maddesi olmadığı için tahsilatta tartışma, geçerlilik tarihi olmadığı için aylar sonra eski fiyattan gelen sipariş bunun tipik örnekleridir.

Teklif ile proforma fatura arasındaki fark nedir?#

Teklif, müşteri karar vermeden önce gönderilen ve koşulları öneren belgedir; proforma fatura ise genellikle anlaşma sağlandıktan sonra, ödeme, akreditif ya da gümrük işlemleri için düzenlenen ön faturadır. Proforma fatura, asıl faturanın yerine geçmez; fatura ayrıca kesilir. Satış sürecinde önce teklif, kabulden sonra sipariş onayı ve gerekiyorsa proforma gelir.

Teklif ne zaman verilmeli?#

Teklif, müşterinin ihtiyacı ve ürünün uygunluğu netleştikten sonra verilmelidir. Çok erken verilen teklif, müşterinin elinde yalnız fiyat karşılaştırmasına yarayan bir kâğıda dönüşür. Numunenin ve denemenin satışı belirlediği işlerde teklifi deneme sonucundan sonra vermek, fiyatı ürünün sağladığı faydayla birlikte konuşmanızı sağlar. Müşteri yalnız fiyat istiyorsa liste fiyatını paylaşabilir, kalemli teklifi ihtiyaç netleşince hazırlayabilirsiniz. Distribütör ve toptan satışta ise teklif çoğu zaman müşterinin cari durumu ve kredi limitiyle birlikte konuşulur; vade ve iskonto kararını verirken bu bilgiye de bakın.

Fiyat teklifinde neler olmalı?#

Bir fiyat teklifinde ürün ve miktarın yanında fiyatın nasıl oluştuğu, hangi dövizle ve hangi koşullarla geçerli olduğu da yazmalıdır. Aşağıdaki liste, B2B ürün satışında eksiksiz bir teklifin bölümleridir.

• Teklif numarası, tarihi ve revizyon numarası
• Müşterinin unvanı ve teklifin gönderildiği kişi
• Ürün adı, kodu ve gerekiyorsa teknik özellik ya da ambalaj
• Miktar ve birim (kg, lt, adet, m³); aylık mı, tek seferlik mi?
• Birim fiyat, döviz ve fiyatın birimi (ör. €/kg)
• İskonto ve net fiyat (liste fiyatından nasıl inildiği)
• KDV durumu (fiyatların KDV hariç mi, dahil mi olduğu)
• Teslim şekli ve yeri, termin
• Ödeme vadesi ve ödeme şekli
• Kur maddesi (döviz fiyatlı tekliflerde hangi kurla faturalanacağı)
• Geçerlilik tarihi
• Varsa minimum sipariş miktarı ve özel koşullar
• Hazırlayan kişi ve iletişim bilgisi

Teklifin ilk sayfasında özet bir tablo bulunsun: kalem, miktar, birim fiyat, toplam. Koşullar bunun altında madde madde gelir. Satın almacı teklifi ilk bakışta okuyabilmeli, ayrıntıya ihtiyaç duyduğunda koşullara dönebilmelidir.

Kimya ve hammadde tekliflerinde teknik föy ve güvenlik bilgi formu gibi belgeleri teklife ek olarak koyun. Satın alma birimi fiyata, kalite ve üretim birimleri teknik uygunluğa bakar; ekler aynı dosyada olduğunda teklif iki birim arasında beklemez.

Fiyat teklifi adım adım nasıl hazırlanır?#

Fiyat teklifi altı adımda hazırlanır: ihtiyacı netleştirmek, fiyat tabanını belirlemek, iskontoyu politikaya göre vermek, koşulları yazmak, kontrol edip göndermek ve takip tarihini koymak.

1. İhtiyacı netleştirin — Hangi ürün, ne kadar, hangi birimle, ne sıklıkla ve nereye teslim? Müşterinin şu an kimden ve hangi koşullarla aldığını biliyorsanız not edin. Bu bilgi çoğu zaman ziyaret raporundan gelir.
2. Fiyat tabanını belirleyin — Liste fiyatından başlayın; müşterinin anlaşmalı fiyatı varsa onu esas alın.
3. İskontoyu politikaya göre verin — İskontonun karşılığını (miktar, vade, süre) yazın; eşiği aşıyorsa teklifi göndermeden önce onay alın.
4. Koşulları yazın — Döviz, kur maddesi, KDV durumu, vade, teslim, termin ve geçerlilik tarihi.
5. Kontrol edip gönderin — Toplamları, birimleri ve müşteri adını kontrol edin; teklifi kısa bir açıklama e-postasıyla karar verecek kişiye gönderin.
6. İlk takip tarihini koyun — Teklifin gönderildiği gün, kimi ne zaman arayacağınızı takviminize ya da aksiyon listenize yazın.

Açıklama e-postasını kısa tutun: teklifin neyi kapsadığı, müşterinin dile getirdiği ihtiyaca nasıl yanıt verdiği ve bir sonraki adım. Teklifin kendisi ayrıntıyı taşır; e-posta karar vericiye neden okuması gerektiğini söyler.

Fiyat şelalesi nedir?#

Fiyat şelalesi, liste fiyatından müşterinin ödeyeceği net fiyata kadar her indirimin ayrı bir basamak olarak gösterilmesidir: liste fiyatı → anlaşmalı fiyat → net fiyat. Şelale, "bu müşteriye neden bu fiyatı verdik?" sorusunun yazılı yanıtıdır ve iskontonun nereden geldiğini görünür kılar.

Aşağıdaki tablo kurgusal bir örnektir; rakamlar yalnız hesabı göstermek içindir.

Bu örnekte aylık 1.000 kg için teklifin yıllık değeri 1.000 kg × 2,34 € × 12 = 28.080 €'dur. Yıllık değeri yazmak, satın almacının ve sizin yöneticinizin teklifin büyüklüğünü aynı rakamla konuşmasını sağlar.

Net fiyat, cebinize giren fiyatla her zaman aynı değildir. Uzun vade, sizin üstlendiğiniz nakliye, özel ambalaj ya da ücretsiz numune gibi kalemler kârı teklifte görünmeden azaltır. Bu kalemleri teklifte ayrıca yazın ya da iskonto kararında hesaba katın.

İskonto politikası ve onay eşiği nasıl kurulur?#

İskonto politikası, hangi iskontonun kim tarafından ve hangi karşılıkla verilebileceğini önceden yazılı olarak belirler. Politikası olmayan ekipte iskonto, satışçının pazarlık gücüne ve o günkü baskıya göre verilir; aynı ürünün iki müşteriye açıklanamayacak iki fiyatı oluşur.

Onay eşiği, satışçının kendi başına verebileceği iskontonun üst sınırıdır. Eşiği aşan teklif, gönderilmeden önce yöneticinin onayına gider. Aşağıdaki eşikler bir örnektir; kendi marjınıza ve ürün grubunuza göre belirleyin.

Yukarıdaki fiyat şelalesi örneğinde toplam iskonto %6,4'tür; bu örnek eşiklere göre teklif satış müdürünün onayından geçer. İyi bir iskonto politikası üç kurala dayanır:

• Her iskontonun bir karşılığı olsun. Daha büyük miktar, daha kısa vade, yıllık anlaşma ya da yeni bir ürünün denenmesi.
• Onay gerekçesi yazılı olsun. "Müşteri istedi" gerekçe değildir; "rakip daha düşük fiyat verdi, aylık 1.000 kg, yıllık anlaşma öneriyoruz" gerekçedir.
• Onay hızlı olsun. Onay günlerce bekliyorsa satışçılar ya eşiğin hemen altında kalır ya da süreci atlar. Onay bekleyen teklifleri haftalık toplantıyı beklemeden karara bağlayın; haftalık ritmin geri kalanı saha satış yönetimi rehberinde.

Döviz ve kur maddesi nasıl yazılır?#

Döviz fiyatlı bir teklifte, fiyatın hangi dövizde olduğu ve Türk lirasıyla ödenecekse hangi kurla, hangi tarihte çevrileceği açıkça yazılmalıdır. Hammaddesi Euro ya da dolar fiyatlı olan kimya, plastik ve ambalaj gibi işlerde tekliflerin önemli bir kısmı dövizle verilir ve kur maddesi olmayan teklif tahsilatta tartışma çıkarır.

Kur maddesinde dört şey netleşmelidir:

• Fiyatın dövizi: Euro, dolar ya da Türk lirası.
• Çevrim kuru: örneğin T.C. Merkez Bankası döviz satış kuru.
• Çevrim tarihi: fatura tarihi mi, ödeme tarihi mi?
• Kur farkı: fatura ile ödeme arasında kur değişirse farkın nasıl yansıtılacağı.

Örnek madde (örnektir; kendi muhasebe ve hukuk danışmanınızla uyarlayın): "Fiyatlar Euro cinsindendir ve KDV hariçtir. Ödeme Türk lirası ile yapılacaksa fatura tarihindeki T.C. Merkez Bankası Euro döviz satış kuru uygulanır."

Birden fazla dövizle çalışıyorsanız tekliflerinizi aynı tabloda toplarken de bir kur kuralına ihtiyaç duyarsınız. Yöneticinin "bu ay ne kadarlık teklif verdik?" sorusunun yanıtı, farklı dövizlerdeki tekliflerin tek bir ana dövize çevrilmesiyle çıkar.

Teklifin geçerlilik süresi ne olmalı?#

Teklifin geçerlilik süresi, fiyatlarınızın ne kadar süre sabit kalabileceğine göre belirlenir ve gün sayısı yerine açık bir tarih olarak yazılır. "30 gün geçerlidir" ifadesi sürenin hangi günden itibaren sayıldığı konusunda soru bırakır; "31 Ekim 2026'ya kadar geçerlidir" bırakmaz.

Hammadde ve kur oynaklığı yüksekse süreyi kısa tutun; fiyat listeniz belirli dönemlerde değişiyorsa geçerliliği o dönemin sonunu aşacak biçimde vermeyin. Geçerlilik tarihi aynı zamanda bir takip tarihidir: müşteri o tarihe kadar karar vermezse teklif ya yenilenir ya da revize edilir.

Teklif gönderildikten sonra nasıl takip edilir?#

Teklif gönderildikten sonra en az üç planlı temas yapılmalıdır: teklifin ulaştığını teyit etmek, karar öncesi soruları yanıtlamak ve geçerlilik bitmeden kararı almak. Takip edilmeyen teklif, fiyatı rekabetçi olsa bile ilgisini daha çok gösteren bir rakibe kaybedilebilir.

1. Birinci temas: gönderimden sonraki iş günü — Teklifin doğru kişiye ulaştığını teyit edin ve ilk soruları alın.
2. İkinci temas: karar tarihinden önce — Teknik ya da ticari soruları yanıtlayın, rakip teklif olup olmadığını öğrenin; gerekirse teknik ziyaret ya da numune önerin.
3. Üçüncü temas: geçerlilik bitmeden — Kararı sorun: sipariş, revizyon ya da kayıp. Kaybedildiyse nedenini (fiyat, termin, ürün uyumu, ilişki) not edin.

Her temasın sonunda bir sonraki temasın tarihini yazın. Kaybedilen tekliflerin nedenleri, fiyat politikanızı gözden geçirmek için elinizdeki en değerli veridir. Bu nedenleri fırsat aşamalarıyla birlikte nasıl izleyeceğinizi ve teklif dönüşümünü nasıl ölçeceğinizi satış hunisi rehberinde anlattık.

Teklif revizyonu nasıl yönetilir?#

Teklif revizyonu, teklifin yeni bir numarayla değil, aynı numaranın yeni bir sürümüyle (R1, R2…) yeniden gönderilmesidir; böylece müşteriyle hangi sürümün geçerli olduğu tartışılmaz. Revizyonda neyin değiştiğini (fiyat, miktar, vade, termin) teklifin başında tek cümleyle yazın.

• Eski sürümleri silmeyin; pazarlığın nasıl ilerlediği bu sürümlerde görünür.
• Geçerli olan tek bir sürüm olsun; yeni sürüm gönderilince öncekiler geçersiz sayılsın.
• E-postada pazarlık edilen fiyatı belgeye işlemeden onaylamayın; sipariş geldiğinde hangi fiyatın geçerli olduğu belgeden okunmalıdır.
• Her revizyonda iskonto eşiğini yeniden kontrol edin: iki küçük indirim toplamda onay gerektiren bir iskontoya ulaşabilir.

Fiyat teklifinde sık yapılan hatalar nelerdir?#

Fiyat teklifindeki hataların çoğu fiyattan değil, belirsiz bırakılan koşullardan çıkar. Teklifi göndermeden önce şu listeyi gözden geçirin:

• Birim belirsiz: ton mu kg mı, adet mi koli mi?
• KDV belirsiz: fiyatın KDV hariç mi dahil mi olduğu yazılmamış.
• Kur maddesi yok: döviz fiyatlı teklifte çevrim kuru ve tarihi belirtilmemiş.
• Geçerlilik tarihi yok: aylar sonra eski fiyattan sipariş geliyor.
• Gerekçesiz iskonto: iskontonun karşılığı ve onayı hiçbir yerde yazmıyor.
• Yanlış sürüm: müşteriye eski revizyon gönderilmiş.
• Hatalı toplam: kopyalanan satırda formül bozulmuş, toplam yanlış.
• Takip tarihi yok: teklif gönderilmiş ve unutulmuş.

Solk'ta nasıl?#

Solk'ta teklif fırsatın içinde hazırlanır ve bu rehberdeki adımların çoğu kayıtla birlikte gelir. Teklif çok kalemlidir; her kalemde liste → anlaşmalı → net fiyat şelalesi görünür ve eşiği aşan iskonto yönetici onayına düşer.

• Revizyon: Teklif revize edilir, önceki sürümler kayıtta görünür.
• PDF teklif: Teklif kendi dövizi ve birimiyle PDF olarak hazırlanır. Kurlar her gün TCMB'den alınır (alış ya da satış kurunu firma seçer); toplamlar ana dövize çevrilir.
• Tekliften siparişe: Kabul edilen teklif müşterinin PO numarasıyla siparişe dönüşür; ERP bağlıysa ve sağlayıcı destekliyorsa sipariş ERP'ye gönderilir. Faturalar Solk'ta değil, ERP'nizde kesilir.
• Anlaşmalı fiyat: Fırsat kazanıldığında kabul edilen teklifin kalemleri firmaya anlaşmalı fiyat olarak yazılır.
• Takip: Teklif fırsata bağlıdır; takip görüşmesinde yazılan sonraki adım tarihli bir aksiyon olarak satışçının listesine düşer ve fırsat kapılı aşamalardan geçer.

Teklif ve onay akışının ayrıntısı Solk'un teklif sayfasında, ERP bağlantılarının durumu (genel kullanım ya da beta) entegrasyonlar sayfasında. Fiyatlar kullanıcı başına aylık 23 €'dan başlar (yıllık ödemede, KDV hariç); paketler fiyatlar sayfasında.